Vademecum per registrazione e la tenuta del Libro Unico del Lavoro

Il ministero del Lavoro ha diffuso lo scorso 5 dicembre il “vademecum” che, rispondendo ad una serie di quesiti, chiarisce le modalità di registrazione e tenuta del libro unico del lavoro (LUL) che con il periodo di paga di gennaio 2009 andrà obbligatoriamente a sostituire il tradizionale libro paga.
L’elaborato è accompagnato da una “lettera” del Ministro del Lavoro agli operatori - imprese e loro consulenti - ai quali il Ministro affida il compito di aiutare il ministero a conseguire “in un periodo non facile per il Paese, un obiettivo a portata di mano e che, secondo le stime effettuate, potrà garantirci circa 4 miliardi di euro di risparmi di sistema”.
Fra le risposte che più erano attese, giunge la conferma che il datore di lavoro può affidare la tenuta del libro unico a più professionisti incaricati, salvo la necessità di osservare alcune avvertenze:
•ciascuno dei due o più soggetti deve essere autorizzato separatamente alla tenuta;
•il supporto di fornitura all’autorità di vigilanza è per tutti i soggetti cartaceo o magnetico, indipendentemente dalle modalità organizzative e dal software utilizzati da ciascuno;
•il datore di lavoro provvede a comunicare a tutte le Direzioni provinciali del lavoro interessate, nei cui ambiti territoriali ha sede l’azienda, la tenuta separata del Libro Unico, con indicazione dei vari soggetti e dei contenuti di ciascuna sezione;
•la suddivisione rispetta strettamente una logica precisa (i casi previsti sono: per sedi o per categorie di lavoratori) identificata nella comunicazione di cui sopra;
•sono rispettate da ciascun soggetto le modalità e i contenuti di tenuta. Il ministero sottolinea altresì la diversità fra “elaborazione” del LUL e “tenuta” dello stesso: il datore di lavoro a può decidere di avvalersi del professionista o del servizio o centro di assistenza dell’associazione di categoria senza tuttavia delegarlo alla tenuta del Libro Unico del Lavoro che provvederà a tenere in sede dopo l’elaborazione e la stampa a cura del professionista o dell’associazione di categoria.
In tale logica, i centri di elaborazione dati non possono essere tenutari del libro unico del lavoro né possono essere titolari dell’autorizzazione alla numerazione unica, che potrà essere intestata esclusivamente al professionista incaricato dell’assistenza al centro.
Non pochi gli “ammorbidimenti” rispetto alla circolare n. 20/2008, fra cui l’ammissione che non è necessario il mantenimento di un calendario presenze per i collaboratori coordinati e continuativi, nemmeno per quanto riguarda le assenze, richiedendo solamente una annotazione libera, sul cedolino, delle assenze di cui il committente o l’associante sia a conoscenza, in quanto le stesse incidano direttamente sull’obbligo di astensione dal lavoro (es. infortunio o maternità). Per esempio indicando sul cedolino del collaboratore “infortunio dal … al …”.
Per la registrazione delle voci variabili della retribuzione viene chiarito che le presenze effettive del mese vanno effettuate di norma entro il 16 del mese successivo.
Tuttavia, i dati del calendario presenze possano essere registrati unitamente ai dati variabili della retribuzione cui gli stessi si riferiscono, “a condizione essenziale che vi sia specifica annotazione in tal senso sul Libro Unico per ciascuno dei lavoratori interessati". Pertanto, in tal caso, nel Libro Unico da realizzarsi entro il 16 febbraio 2009 andranno inserite le presenze di dicembre 2008 e i conseguenti dati retributivi variabili”.
Quanto ai rimborsi spese, il ministero chiarisce che non rileva ai fini dell’obbligo la circostanze che le somme siano o meno imponibili, potranno però non essere indicate sul Libro Unico del Lavoro le somme rimborsate al dipendente che costituiscono mera anticipazione di spese che lo stesso ha sostenuto in nome e per conto dell’azienda datrice di lavoro relativamente a documenti di spesa intestati all’azienda medesima.
Fonte: Quotidiano Ipsoa -Autori:Alfredo Casotti, Maria Rosa Gheido

 

 

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